複数のテンプレートを作って割り当てる

営業と工事、店舗と本部のように、書いてもらう内容がチームで違うときは、テンプレートを分けて割り当てます。この記事では、テンプレートの新規作成・チームや人への割り当て・提出頻度・報告者による変更の許可までを説明します。

1. 新しいテンプレートを作る

「テンプレート編集」画面の上部で、テンプレートを増やせます。会社全体で 50 件までです。

1. 「＋ 新しいテンプレートを作成」を押します。
2. 「テンプレート名」に、用途が分かる名前を入力します。
3. 「もとにする内容」で、業種プリセットか既存テンプレートのコピーを選びます。
4. 「作成する」を押すと画面上部に名前のボタンが並び、新しいテンプレートの編集画面が表示されます。

2. チームやメンバーに割り当てる

「このテンプレートの適用先」で、どのチームと誰がこのテンプレートを使うかを決めます。

注意: 「全員解除」を押すと、このテンプレートの個別割当が全員分外れます。外れた人は所属チームの標準テンプレートで記入する扱いに戻ります。

1. 画面上部のボタンで、割り当てたいテンプレートを選びます。
2. 「チーム標準にする」の一覧で、対象チームの「このチームの標準にする」を押します。「標準」と付けば、そのチーム全員がこのテンプレートで記入します。
3. チーム標準と違うフォーマットにしたい人は、「メンバー個別割当」の一覧でその人にチェックを入れます。チェックは押した時点で保存されます。
4. まとめて割り当てるときは「全員に適用」、外すときは「全員解除」を押します。割り当ては次の記入から反映されます。

3. 提出頻度を決める

個別に割り当てた人は、毎日ではなく週 1 回の提出にもできます。

1. 「メンバー個別割当」でチェックを入れた人の行に出る選択欄で、「毎日」か「週次」を選びます。
2. 「週次」を選ぶと曜日の欄が出るので、提出日にする曜日（「月曜」など）を選びます。
3. 選んだ時点で保存され、次の記入から反映されます。週次の人は、選んだ曜日だけが提出日になります。

4. 報告者による変更を許可する

書く側が自分でテンプレートを選べるようにするかは、会社の方針で決められます。既定は両方オフで、管理者が決めたテンプレートだけが使われます。

1. 「報告者によるテンプレート変更」の「報告者がテンプレートを選べるようにする」をオンにすると、書く側が「記入テンプレートの選択」で共有テンプレートから選べます。
2. 「報告者が自分専用テンプレートを作成・編集できるようにする」をオンにすると、「自分専用テンプレートを作る」から本人だけのフォーマットを作れます。
3. 「変更を適用」を押すと、方針が全員に反映されます。

うまくいかないときは

• 「作成する」を押しても増えない — テンプレート数の上限に達している可能性があります。直し方は テンプレートが保存できない を参照してください。
• チェックを入れられない人がいる — その人が自分専用テンプレートを使っています。「本人専用テンプレ使用中」と表示され、この画面からは変えられません。
• 割り当てたのに前のフォーマットのまま — 反映は次の記入からです。記入中の下書きは変わりません。

よくある質問

• テンプレートはいくつまで作れますか? — 会社全体で 50 件までです。上限に達すると新しく作成できなくなります。
• 1 人に 2 つ割り当てられますか? — できません。別のテンプレートにチェックを入れると「別テンプレ割当中」と表示され、後から入れた側だけが有効になります。
• 割り当てを外すとどうなりますか? — 所属チームの標準テンプレートで、毎日記入する扱いに戻ります。
• 記入の順番を固定できますか? — 「設定」の「記入と閲覧の設定（点検・チェックリスト向け）」をオンにすると、この画面に「上から順に記入させる（前の必須項目を入力するまで次の項目をロック）」の欄が出ます。

次に読む

• テンプレートの項目を追加・編集する — 1 つのテンプレートの中身を設計する手順。
• 設定画面の見かた — テンプレートに関わる会社設定の場所。
• テンプレートが保存できない — 作成や保存でエラーが出たときの直し方。