PDF 日報を承認してメールで配布する

「PDF 配布の承認」画面では、前営業日に提出された日報を紙面で確かめ、承認した分だけを取引先へ PDF のメールで届けます。宛先の登録から、承認と見送りまでを説明します。

重要: 配布は自動では行われません。承認していない日報は「配布待ち」に残ったままで、メールは送られません。

1. 宛先を登録する

1. 「管理」の「組織の設定」にある「PDF 日報のメール配布（承認制）」を開きます。
2. 「配布待ちの自動作成を有効にする」にチェックを入れます。
3. 「配布先メールアドレス」に、1 行 1 件で宛先を入力します。
4. 「保存する」を押すと「配布設定を保存しました。」と表示されます。

2. 内容を確認して承認する

注意: 「承認して送信」を押すと、その場で PDF が作られ、登録した宛先へメールが届きます。あとから取り消せません。宛先と紙面を確かめてから押してください。

1. 「フィード」の上に出る配布待ちの案内、または「組織の設定」の「配布待ちを確認・送信する」から「PDF 配布の承認」を開きます。
2. 画面の「送信先」で、届く先のメールアドレスを確かめます。
3. 日報ごとの「内容を確認する（送信される PDF と同じ表示）」を押し、実際に届く紙面を読みます。
4. 内容に問題がなければ「承認して送信」を押します。「PDF を送信しました。」と表示されれば完了です。

3. 配布を見送る

1. 届けない日報は「送らない」を押し、確認の問いに答えます。
2. 「この日報は送らずに見送りました。」と表示されれば、その日報は配布待ちから外れます。
3. 誤って見送ったときは、その場に出る「見送りを取り消す」を押します。「見送りを取り消し、配布待ちに戻しました。」と表示されれば元どおりです。

うまくいかないときは

• 承認のボタンが出てこない — 宛先が未登録か、配布の設定がオフです。画面の「設定を変更する」から宛先を登録してください。
• 配布待ちに日報が無い — 前営業日の提出が無いか、すでに承認か見送りが済んでいます。
• 失敗したという赤い案内が出た — 日報は配布待ちに戻っています。時間をおいてもう一度承認してください。

よくある質問

• いつ配布待ちに積まれますか? — 前営業日に提出された日報が、翌営業日の朝に集まります。
• 承認する前に日報が直されたらどうなりますか? — 承認した時点の内容が届きます。直してもらってから承認してください。
• 宛先は何件まで登録できますか? — 最大 20 件です。1 行に 1 件で入力します。
• メンバーにも配布画面は見えますか? — 見えません。管理者とマネージャーだけの画面です。

次に読む

• 日報を印刷・PDF 保存し、社外に共有リンクを発行する — 1 件だけをその場で渡す。
• サインオフ — 日報を承認する — 紙面の承認者欄に名前を入れる。